數據采集器系統管理作用，主要是檢查磁盤空間系統，日期時間的校對。將產品的條形碼通過掃描裝置讀入，對產品的數量直接精選確認或通過鍵盤錄入的過程。在數據采集器的存儲器中以文本數據格式儲存，格式為條形碼，數量。

數據采集器中的數據在完成向計算機系統的輸送后，需要將數據刪除，否則會導致再次數據讀入的疊加，造成數據錯誤。有些情況下，數據可能會向計算機輸送多次，待數據確認無效后，方可實行刪除。

數據采集器主要實現對產品條形碼、名稱和數量的上傳和下載。數據下載是將需要的數據采集器進行確認的產品信息從計算機中輸送到數據采集器中，通過數據采集器與計算機之間的通訊接口，在計算機管理系統的相應功能中運行設備廠商所提供的數據輸送程序。下載可以方便的在數據采集時，顯示當前讀入條形碼的產品名稱和需要確認的數量。數據上傳是將采集到的產品數據通過接口將數據輸送到計算機中去，在通過計算機系統的處理，將數據轉換到數據庫中。